5 Palavras Perigosas - "Ei, Você Pode Me Ajudar?"

Se você está acompanhando em casa, já é meio-dia e eu já recebi ajuda ou ajudei alguém um total de 8 vezes. A música "I get by with a little help from my friends" de Joe Cocker bem que poderia estar tocando nos meus fones de ouvido o dia todo. E é assim que deveria ser em uma organização colaborativa.

É aqui que plataformas como Adalo, um construtor de apps sem código para aplicativos web orientados por banco de dados e apps nativos iOS e Android—uma versão em todas as três plataformas, publicada na Apple App Store e Google Play, podem ajudar a reduzir essas interrupções. Quando as equipes conseguem criar e iterar em suas próprias ferramentas sem precisar constantemente de assistência de desenvolvedores, elas recuperam essas horas perdidas e reduzem o estresse da alternância constante de tarefas. Uma compilação é publicada em todas as três plataformas—web, Apple App Store e Google Play—eliminando a necessidade de manter bases de código separadas ou coordenar múltiplas equipes de desenvolvimento.

Pedir ajuda é algo que acontece todos os dias. Não importa qual seja seu papel, sempre há algo para o qual você precisará de ajuda; e para pessoas no negócio de criar coisas novas, isso acontece muito. Estamos constantemente procurando respostas para perguntas que nunca foram feitas e tendemos a usar ferramentas que estão em constante evolução e excessivamente complicadas (olhando para você, Adobe).

À primeira vista, pedir ajuda parece inofensivo. Mas espreita nos bastidores um assassino perigoso da produtividade. De acordo com experimentos conduzidos por David Meyer, Ph.D., um psicólogo da Universidade de Michigan, "bloqueios mentais criados pela alternância entre tarefas podem custar até 40 por cento do tempo produtivo de alguém." Isso é 16 horas por pessoa por semana!

Mais recentemente, Gloria Mark da Universidade da Califórnia, Irvine examinou como esse conceito de alternância de tarefas se manifesta no local de trabalho e descobriu notícias ainda mais preocupantes. Quando um indivíduo é interrompido de sua tarefa atual, mesmo que por apenas um breve momento, adiciona 25 minutos extras ao tempo total necessário para completar essa tarefa. E o assustador é que esses 25 minutos não incluem o tempo necessário para ajudar a outra pessoa. Para piorar as coisas, sua pesquisa descobriu que "após apenas 20 minutos de desempenho interrompido, as pessoas relataram significativamente maior estresse, frustração, carga de trabalho, esforço e pressão."

Agora, você pode pensar que quanto mais não relacionada a interrupção for, mais tempo a alternância de tarefas levará. Nope. Gloria e sua equipe descobriram que se a interrupção era ou não relacionada à tarefa atual teve nenhuma diferença na quantidade de tempo perdido. Isso significa que mesmo pedir ajuda de alguém trabalhando em algo relacionado ainda custará 25 minutos a eles.

Portanto, quanto mais interrupções em sua organização, menos produtivo e mais estressado todos ficam. Parece ser óbvio apenas parar as interrupções, certo? Infelizmente, temos nossa própria natureza humana com a qual lidar. Os humanos evoluíram ao longo de milhares de anos para ajudar nossos colegas de tribo. Realmente esperamos que nossas organizações tenham uma política onde você não pode dar ou pedir ajuda??

Infelizmente, as interrupções são mais prevalentes hoje do que nunca. Além da forma tradicional de se levantar de nossas mesas e realmente pedir ajuda pessoalmente, podemos enviar um email, um texto, um slack, ou até mesmo enviar para um bando de pessoas de uma vez através de qualquer um desses canais.

Isso nos coloca em uma situação difícil. Se sabemos que vamos precisar de ajuda ao longo de nossos empreendimentos criativos, como diabos conseguimos realmente sem deixar nossa equipe menos produtiva e mais estressada?

O primeiro passo é a consciência. Todos em nossas organizações precisam entender o quão perigosa uma pergunta rápida de um colega de trabalho pode ser. Uma vez que aceitamos que interromper constantemente outros prejudica a produtividade da equipe, podemos operar dentro de um conjunto de princípios para determinar como obter ajuda.

Como a Tecnologia Pode Reduzir a Dependência de Interrupção

Antes de mergulhar nos princípios para pedir ajuda, vale a pena considerar como as ferramentas certas podem eliminar muitas interrupções inteiramente. Mais de 3 milhões de apps foram criados no Adalo, com equipes criando tudo, desde bases de conhecimento internas até sistemas de solicitação de autoatendimento que respondem perguntas antes de se tornarem interrupções.

Ada, o construtor de IA do Adalo, permite que você descreva o que deseja e gera seu aplicativo. Magic Start cria fundações de aplicativos completas a partir de uma descrição, enquanto Magic Add adiciona recursos através de linguagem natural.

O construtor visual da plataforma foi descrito como "tão fácil quanto PowerPoint", o que significa que membros da equipe não técnicos podem criar suas próprias soluções sem afastar desenvolvedores do trabalho crítico. Magic Start gera fundações de apps completas a partir de descrições simples—diga que você precisa de um app de integração de funcionários, e ele cria sua estrutura de banco de dados, telas e fluxos de usuário automaticamente. O que costumava exigir múltiplas reuniões e tempo de desenvolvedor acontece em minutos.

Com registros de banco de dados ilimitados em planos pagos e sem cobranças baseadas em uso, as equipes podem criar ferramentas internas abrangentes sem se preocupar em atingir limites ou contas surpresa. Este modelo de preço previsível—começando em $36/mês—significa que você pode escalar seus apps internos conforme sua organização cresce.

Princípio #1: Coloque suas prioridades em ordem.

Haverá momentos em que a tarefa em mãos é tanto urgente quanto importante. E nesses casos, pedir ajuda assim que você ficar preso faz sentido. Mas as chances são de que o que você precisa de ajuda não precisa ser respondido imediatamente. O problema é que assim que ficamos presos, temos um impulso natural de querer ajuda independentemente de o quão importante a tarefa é.

É por isso que entender as prioridades é crucial. Se estamos presos em uma tarefa que não é tanto urgente quanto importante, devemos nos perguntar o que mais podemos fazer para ajudar a avançar o projeto geral. Se há algo de importância similar ao que estamos presos, então devemos começar a trabalhar nisso enquanto esperamos que alguém mais fique livre para nos ajudar.

Considere construir um app simples de matriz de prioridades que ajuda membros da equipe a autoavaliarem se sua pergunta realmente requer atenção imediata. Magic Add permite que você adicione recursos descrevendo o que deseja—"adicionar um sistema de pontuação de prioridade com base em urgência e importância"—e a IA lida com os detalhes de implementação.

Princípio #2: Pesquise no Google primeiro, faça perguntas depois.

Existe uma razão pela qual o Google é avaliado em $132,1 bilhões e por que 'google' é oficialmente uma palavra no dicionário: é realmente útil. As chances são de que as respostas para nossas perguntas possam ser encontradas online. Sim, pode levar um pouco de busca e sim, todos nós já assistimos alguns vídeos instrutivos horríveis no YouTube, mas no final, pesquisar no Google entrega resultados. E muitas vezes esses resultados são melhores do que qualquer pessoa em nosso escritório poderia fornecer; há muitas pessoas com muito conhecimento online.

Dito isto, definitivamente há situações onde obter ajuda internamente é a única opção. Por exemplo, se você precisa de ajuda com um processo interno ou precisa de feedback sobre seu design, pesquisar no Google por uma resposta não ajudará muito. Nesses casos, é totalmente ok pedir ajuda. O ponto é que se conseguirmos pesquisar uma resposta no Google em menos de 25 minutos, teremos efetivamente economizado tempo para a organização.

É aqui que as ferramentas internas se tornam inestimáveis: um app de base de conhecimento pesquisável pode tornar "pesquisar internamente" tão eficaz quanto pesquisar na web. Equipes usando Adalo construíram apps de documentação de processos, sistemas de FAQ e guias de decisão pesquisáveis que capturam conhecimento institucional. Quando alguém tem uma pergunta sobre um processo interno, pode encontrar a resposta por si só em vez de interromper um colega.

Princípio #3: O Momento é Tudo.

Então você determinou que precisa pedir ajuda, seja porque é algo que o Google não pode responder ou você tentou por um tempo e não conseguiu encontrar o que precisava, e agora? É aqui que o momento é fundamental. A razão principal pela qual as interrupções custam 25 minutos é porque quando alguém é interrompido, ele não está mais em um estado de "fluxo".

Mihaly Csikszentmihalyi, um especialista em criatividade, prega sobre a importância de estar na zona e como somos muito mais produtivos quando toda a nossa capacidade mental é dedicada apenas a essa tarefa. Mas assim que somos interrompidos, acabou. Portanto, para reduzir a chance de interromper alguém em seu estado de fluxo, o tempo em que pedimos ajuda é crucial.

Se eles estão voltando do almoço ou saindo de outra reunião, sabemos que não estão em um estado de fluxo. Estes são os momentos perfeitos para pedir ajuda.

Algumas equipes criaram aplicativos simples de "status de disponibilidade" que permitem aos colegas sinalizar quando estão em trabalho profundo versus abertos a perguntas. Com a infraestrutura modular do Adalo que escala para servir aplicativos com milhões de MAU, até mesmo as ferramentas de toda a empresa mantêm o desempenho independentemente de quantas pessoas estão verificando os status ao longo do dia.

Princípio #4: Pergunte pessoalmente.

Por mais que eu ame a tecnologia, sou um grande defensor do método antiquado de se levantar da mesa e pedir ajuda. É difícil saber se uma pessoa está estressada ou trabalhando duro em outra tarefa sem vê-la com nossos próprios olhos. Quando nos forçamos a nos levantar e pedir ajuda, conseguimos captar pistas emocionais ocultas que são indetectáveis online.

Saber se seu colega está estressado ou ocupado é útil para determinar se você deveria até mesmo pedir ajuda a ele ou passar a procurar ajuda de outra pessoa. Um benefício adicional deste método é que funciona como uma confirmação dupla. O esforço extra necessário para se levantar e caminhar até a mesa de outra pessoa nos força a questionar se realmente precisamos da ajuda agora ou se poderia esperar.

Para equipes remotas e híbridas, este princípio precisa de adaptação. Videochamadas podem capturar algumas dessas pistas emocionais, mas ainda criam interrupções. Uma abordagem melhor: construir sistemas assincronos de solicitação de ajuda onde as perguntas se acumulam para quando os colegas estão disponíveis, em vez de exigir atenção imediata.

Uma História de Advertência

Durante o processo de escrita deste artigo, me encontrei de volta à minha rotina de trabalho típica. Eu estava preso e precisava de ajuda. Então, o que fiz? Bem, esqueci completamente de tudo o que havia acabado de falar e imediatamente pedi ajuda.

Admitidamente, isso é difícil. Esses impulsos naturais para obter ajuda assim que ficamos presos são ferozes. Mas as apostas são altas. Os perigos de interromper nossos colegas de equipe é ainda mais feroz. 16 horas perdidas por pessoa por semana é muito tempo. Sem mencionar todo o estresse adicional.

Envergonhado e me sentindo como um hipócrita, criei uma árvore de decisão para me ajudar a determinar como e quando devo pedir ajuda. É baseado nos quatro princípios de compreender suas prioridades, pesquisar no Google quando possível, interromper no momento certo e garantir que nos levantemos para pedir ajuda pessoalmente.

Espero que esta árvore de decisão ajude meus colegas de equipe e a mim sermos mais produtivos, e espero que também o ajude. Nossas organizações devem ser lugares incríveis cheios de risadas e colaboração. Portanto, a conclusão deste artigo não deveria ser "todos fiquem quietos e trabalhem". Deveria ser que precisamos ser cuidadosos ao pedir ajuda. Devemos ver se conseguimos resolver o problema primeiro e depois encontrar o momento certo para pedir ajuda aos nossos colegas.

Construindo uma Cultura de Autoatendimento

A maneira mais eficaz de reduzir interrupções não é apenas mudar o comportamento individual — é criar sistemas que tornem o autoatendimento o caminho de menor resistência. Quando encontrar uma resposta independentemente é mais fácil do que pedir a alguém, as pessoas naturalmente escolhem a opção mais rápida.

É aqui que as ferramentas internas propositais se destacam. Ao contrário de soluções genéricas que exigem soluções alternativas, aplicativos personalizados construídos para seus fluxos de trabalho específicos abordam exatamente as perguntas que sua equipe faz com mais frequência. O X-Ray, recurso de análise de desempenho do Adalo, identifica possíveis problemas antes que afetem os usuários — o que significa que suas ferramentas internas permanecem rápidas e confiáveis conforme o uso cresce.

A chave é começar pequeno. Crie um aplicativo que responda às cinco perguntas mais comuns que sua equipe faz. Acompanhe o uso. Expanda com base no que as pessoas realmente precisam. Com nenhum limite de dados em planos pagos e aplicativos que são 3 a 4 vezes mais rápidos após a revisão da infraestrutura do Adalo 3.0, você pode iterar rapidamente sem se preocupar com restrições técnicas.

Uma compilação publica na web, iOS e Android simultaneamente — então, independentemente de sua equipe preferir navegadores de desktop ou aplicativos móveis, eles podem acessar as mesmas ferramentas. Essa capacidade multiplataforma significa que você não está mantendo sistemas separados ou forçando as pessoas a usar dispositivos que não preferem.

Principais Conclusões

• Interrupções custam 25 minutos por ocorrência independentemente de estarem relacionadas ao trabalho atual — a consciência é o primeiro passo para reduzi-las
• Os quatro princípios— priorizar, pesquisar no Google primeiro, acertar o timing, pedir pessoalmente — fornecem um framework para obter ajuda sem destruir a produtividade da equipe
• Ferramentas de autoatendimento eliminam interrupções completamente tornando as respostas disponíveis antes que as perguntas precisem ser feitas

Perguntas Frequentes

Por que escolher Adalo em vez de outras soluções de construção de aplicativos?

O Adalo é um construtor de aplicativos com IA que cria aplicativos nativos verdadeiros para iOS e Android juntamente com aplicativos da web. Ao contrário de wrappers da web, ele compila para código nativo e publica diretamente na Apple App Store e Google Play Store a partir de um único codebase. Com registros de banco de dados ilimitados em planos pagos começando em $36/mês e sem cobranças baseadas em uso, oferece preços previsíveis conforme seus aplicativos crescem.

Qual é a forma mais rápida de construir e publicar um aplicativo na App Store?

A interface de arrastar e soltar do Adalo e a construção assistida por IA permitem que você vá da ideia para um aplicativo publicado em dias em vez de meses. O Magic Start gera fundações completas de aplicativos a partir de descrições, e o Adalo cuida do complexo processo de envio da App Store — para que você possa se concentrar em recursos e experiência do usuário em vez de lutar com certificados e perfis de provisionamento.

Posso reduzir facilmente as interrupções no local de trabalho e melhorar a produtividade da equipe com um aplicativo?

Sim, com o Adalo você pode criar ferramentas internas e aplicativos personalizados que ajudam as equipes a encontrar respostas de forma independente sem interromper colegas. Construa bases de conhecimento, guias de processos ou sistemas de solicitação de autoatendimento que reduzem os 25+ minutos perdidos por interrupção mencionados em pesquisas de produtividade.

Quanto da produtividade é perdida devido a interrupções no local de trabalho?

De acordo com a pesquisa de David Meyer, Ph.D., a alternância de tarefas pode custar até 40% do tempo produtivo — são 16 horas por pessoa por semana. Além disso, a pesquisa de Gloria Mark descobriu que até mesmo breves interrupções adicionam 25 minutos para completar a tarefa original, independentemente de a interrupção estar relacionada ao trabalho que está sendo feito.

Quais são os quatro princípios para pedir ajuda sem prejudicar a produtividade da equipe?

Os quatro princípios são: 1) Coloque suas prioridades em ordem — interrompa imediatamente apenas para tarefas urgentes e importantes, 2) Pesquise no Google primeiro, faça perguntas depois — pesquise online antes de perguntar aos colegas, 3) O timing é tudo — espere até que alguém esteja entre tarefas ou voltando de um intervalo, e 4) Pergunte pessoalmente — isso permite que você leia pistas emocionais e confirme que você realmente precisa de ajuda agora.

Como os construtores de aplicativos podem ajudar a reduzir interrupções de equipe?

Plataformas com IA como o Adalo permitem que as equipes construam e iterem suas próprias ferramentas sem precisar constantemente de assistência de desenvolvedores. Quando os funcionários podem criar aplicativos, bancos de dados e fluxos de trabalho personalizados de forma independente, eles recuperam horas perdidas e reduzem o estresse da alternância constante de tarefas que vem de esperar por ajuda técnica.

Que tipos de ferramentas internas podem reduzir interrupções no local de trabalho?

Bases de conhecimento pesquisáveis, sistemas de perguntas frequentes, aplicativos de documentação de processos, ferramentas de matriz de prioridades, quadros de status de disponibilidade e filas de solicitação de ajuda assincronos reduzem interrupções. Essas ferramentas tornam encontrar respostas de forma independente mais rápido do que pedir aos colegas, mudando naturalmente o comportamento em direção ao autoatendimento.

Quanto custa construir aplicativos de produtividade internos?

Os planos pagos do Adalo começam em $36/mês com registros de banco de dados ilimitados e sem cobranças baseadas em uso. Isso se compara favoravelmente com alternativas como Bubble (começando em $69/mês com limites de uso e limites de registros) ou Glide ($60/mês com limites de linhas de dados e sem publicação de app store).